Как правильно пронумеровать документы для прошивки

Они бывают:

На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

  • Название документа.
  • Дата подшивки.
  • Срок хранения.
  • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
  • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается.


В случае большого объема применяется специальное приспособление.

  • Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края.
    Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом.

Как правильно пронумеровать документы для прошивки

Они обязательны для гос.предприятий.Но вот личная карточка хранится 75 лет, это как раз обязательный документ.

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет. И там нет указания с какого числа. Поэтому лучше его хранить с момента увольнения до передачи в архив.

Источник: http://dolgoteh.ru/numeratsiya-stranits-v-zhurnale-registratsii-obrazets/

Как нумеровать листы при сшивании

Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

Важноimportant
Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр.

Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.

Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4. Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные.

Опись

Составление описи гарантирует сохранность документов.
Данного вида список должен включать в себя:

  • название;
  • заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;
  • перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
  • дата составления описи;
  • указание Ф. И. О.

После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

  • 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
  • 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
  • 15 лет – для научной документации.
  • 5 лет – для кинодокументов.
  • 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления.

  • если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
  • если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
  • склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы).

Вниманиеattention
Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.

При проставлении нумерации нужно помнить правила:

  • Нумеруются листы, а не страницы.
  • Пользуются только арабскими цифрами.
  • Сама опись документов не имеет номера.
  • Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
  • Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
  • При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
  • Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке.

Затем вновь сложить.
  • После этого, иглу проводят через верхний прокол (игла должна оказаться на лицевой стороне) и погружают в прокол, расположенный ниже. На этом этапе, половина необходимой работы считается проделанной.
  • Далее все вышеперечисленные действия повторяются, только на этот раз используются нижние отверстия.
    После того, как все отверстия будут задействованы, нить выводится из среднего отверстия с тыльной стороны. Затем нить обрезается, а свободные концы завязываются в узел. Если во время процесса сшивания использовались специальные тиски, то зажатые в них документы можно освободить.

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы

Для того, чтобы скрепить нить потребуется промазать узел канцелярским клеем, после чего дополнительно прикрепляется скотч.

  • бухгалтерские;
  • банковские;
  • кадровые (приказы и штатное расписание);
  • входящая и исходящая корреспонденция;
  • протоколы;
  • направляемые в органы контроля на проверку (налоговая, ПФР);
  • научные работы;
  • дипломы;
  • диссертации;
  • документы для передачи в архив;
  • копии документов и переводы, заверяемые нотариусом.

Перечень приблизительный, могут подлежать прошивке и другие документы.

С 2013 года нет обязательных требований к необходимости подшивки документов для регистрации ИП и юрлиц.

Сшивка документов: приблизительный порядок

СортировкаРовно разложить бумаги в стопки с количеством листов не больше 250, толщина которых до 4 см.При складывании желательно соблюдать хронологию и нумерацию документов.Вытянуть листы из файлов.

Инфоinfo
Ее особенности таковы:

  • Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
  • Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
  • Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
  • На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
  • Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы.


Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *