Образец приказа о передачн кадровой документации со сменой ответственного лица

Какой бы объем текущих дел и отчетности ни было необходимо доделать, бухгалтер имеет право уволиться через две недели после предупреждения работодателя. Как приводить в порядок дела – проблема только работодателя.

Передача дел

Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.

Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:

  1. Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
  2. Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера.

— системы электронного документооборота и информационных потоков;

— соответствия электронных шаблонных форм требованиям действующего законодательства;

— системы электронного хранения, резервного копирования и защиты кадровой информации и персональных данных работников от основных рисков.

Проверьте, обеспечивает ли система возможность ведения кадровой документации в соответствии с рекомендуемыми требованиями УСОРД и Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) <3, а также иными действующими нормативными актами.

———————————

<3 Раздел ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации» введен Изменением N 2/98 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, утвержденным Госстандартом России 02.04.1998.

Образец приказа о передачн кадровой документации со сменой ответственного лица

Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

pravo-v-dele.ru

Оформление приема-передачи кадровых документов

Читайте в статье:

  • В каких случаях у работодателей возникает необходимость оформить прием-передачу кадровых документов, а также трудовых книжек работников
  • Каков порядок оформления приема-передачи кадровых документов

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ОФОРМЛЯЕТСЯ ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Трудовое законодательство прямо не регламентирует обязанность работодателя по оформлению приема-передачи кадровой документации.

N 6

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит «наследие» предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность.
Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами.

При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может.
Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника.

Вниманиеattention
После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности.

В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.

Законодательная база

Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена.

Инфоinfo
Во время испытания процедура увольнения упрощенная.

  • Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  • Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником.


Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер.

Сроки могут быть скорректированы руководителем организации.

  • На информации о человеке, который несет ответственность за сдачу документов.
  • На данных о сотруднике, принимающем все акты.
  • На информации о других лицах, которые принимают непосредственное участие во всем процессе.
  • На дате завершения передачи.
  • На описании полномочий нового бухгалтера.

Весь процесс должен выполняться согласно определенному алгоритму. Главной обязанностью нормативного документа является отображение всех выше заявленных пунктов.
Без необходимой информации передача дел считается недействительной.

Завершение всех учетных процессов и инвентаризация

Сотрудник, который передает свои полномочия, в обязательном порядке должен осуществить завершение всех учетных процессов.

В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

Затем рекомендуется проверить правильность формирования документов в дела на предмет соответствия архивным требованиям: документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сгруппированы в разные дела, подлинники отделены от копий, годовые планы и отчеты — от квартальных и месячных, утвержденные документы — от их проектов. В дело должны группироваться документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании года (например, личных дел).

Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов — специалистов консалтинговых компаний.

В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку:

— полноты состава и правильности оформления кадровой документации;

— системы регистрации кадровой документации;

— системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;

— программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть «узкие места» и возможные проблемные зоны.

Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

[wpsm_titlebox title=»внимание!» style=»3″] Важно: после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел. [/wpsm_titlebox]

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь.

В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК.

Серия и номер бланка трудовой книжки, вкладыша в нее

Примечания

1

2

3

4

1

Афанасьева Ольга Ивановна

Трудовая книжка серия АТ-IV N 5858599 Вкладыш в трудовую книжку серия ВК N 6080013

Трудовая книжка находится в ветхом состоянии

2

Балабанов Виктор Петрович

Трудовая книжка серия АТ-V N 2992992

Невостребованная трудовая книжка работника, уволенного 15.01.2008

3

84

Черыков Дмитрий Васильевич

Трудовая книжка серия ТК N 0252521

В трудовой книжке отсутствует запись о переводе на другую работу

85

Шикарова Нелля Никитична

Трудовая книжка серия ТК N 1991991

Итого трудовых книжек — 85 (в том числе две невостребованных), вкладышей в них — 14.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *