Проанализировать бизнес процессы, протекающие в службе поддержки проектов компании

S1-T1 Возможность текучки кадров. Повышать заинтересованность, постоянный мониторинг.

S2-T1 Не терять финансовую независимость, что позволит существовать в кризисные моменты достаточно продолжительное время, предоставлять возможность работы в кредит

S3-T3 Постоянно отслеживать изменение технологий, заниматься перспективными разработками.

S4-T2 Повышать авторитет, активно участвовать в конкурсах, отслеживать изменения стратегии у конкурентов

S2-T2 выпускать новый продукт раньше, чем конкуренты

W1-T3(Т1) Как можно скорее перейти на более совершенную платформу

W3-T1(Т2) Отслеживать состояние рынка, тщательно планировать деятельность

W2-T2 Привести структуру в соответствие с возникшей необходимостью, повышать квалификацию менеджеров

T1 T2 T3 T4

Граф типовых стратегий организации приведен на рисунке 2.

Рисунок 2.


Каким образом выявить дублирование? Следует провести анализ выходов этих двух функций по следующим направлениям:

  • анализ информации, содержащейся в каждом документе;
  • анализ потребителей каждого документа;
  • решения, принимаемые на основе информации, содержащейся в документах.

На рис. 12 показано, что в обоих документах содержится одна и та же «информация А». Это может означать, что рассматриваемые функции полностью или частично дублируют друг друга. По крайней мере, стоит обратить на них пристальное внимание.
Как выявить дублирование функций на практике? Очевидно, что сравнивать между собой функции процессов невозможно. В первую очередь необходимо составить список функций, «подозреваемых» в дублировании.

Проанализировать бизнес процессы

В случае с компанией ООО «Х-компани» ей ближе первый вариант. Во-первых, в организации слабо развит отдел маркетинга и продаж, в связи с этим поиски клиентов затрудняются. Во-вторых, нельзя упускать из внимания экономическую ситуацию в стране.
В период кризиса многие компании закрылись, остальные же предприятия наблюдают некоторую трудность в развитии своей деятельности. Следовательно, входящие потоки клиентов для компании ООО «Х-компани» на сегодняшний день единственный способ выжить и держаться на достойном уровне с остальными игроками.

Далее идет не этап, а скорее подэтап — рассмотрение заявки. Компания оценивает поданную заявку с точки зрения реализации, своих возможностей и ресурсов.
Ранее было упомянуто, что в стране царит нестабильная экономическая ситуация, поэтому у многих компаний нет возможностей для отказа от проекта.

Протекающие в службе поддержки проектов компании

Средне-взвешенная оценка фактора S1 7 0,1 0,7 0,1 0,7 0,1 0,7 S2 6 0,15 0,9 0,2 1,2 0,18 1,08 S3 8 0,1 0,8 0,25 2 0,17 1,36 S4 9 0,15 1,35 0,25 2,25 0,2 1,8 W1 7 0,15 1,05 0,05 0,35 0,1 0,7 W2 8 0,15 1,3 0,1 0,8 0,12 0,96 W3 6 0,2 1,2 0,05 0,3 0,13 0,78 Итого 1 7,3 1 7,6 1 7,38 O1 7 0,15 1,05 0,2 1,4 0,17 1,19 O2 9 0,15 1,35 0,2 1,8 0,17 1,53 O3 8 0,15 1,2 0,25 2 0,2 1,6 T1 4 0,2 0,8 0,05 0,2 0,13 0,52 17T2 6 0,2 1,2 0,15 0,9 0,18 1,08 T3 8 0,15 1,2 0,15 1,2 0,15 1,2 Итого 1 6,8 1 7,5 1 7,12

По сумме оценок:

По сумме оценок наилучшей стратегией является стратегия дифференциации.

По реальности задействованных факторов:

Из анализа вытекает, что основным направлением развития будет выпуск новых современных продуктов, с функционалом, опережающим конкурентов, а также расширение линейки предоставляемых услуг в данном сегменте.

  • — управленческие бизнес-процессы (планирование, регулирование, учет, контроль, анализ и т.д.);
  • — операционные бизнес-процессы, осуществляющие основной бизнес предприятия и создающие основной поток доходов (процессы производства, сбыта и продаж, снабжения);
  • — сопровождающие и поддерживающие бизнес-процессы, обеспечивающие условия нормального функционирования предприятия и осуществления операционных бизнес-процессов (например, подбор и обучение кадров, ремонтное обслуживание оборудования, документальное оформление хозяйственных операций, хранение и обработка документов, обеспечение безопасности и т.п.);
  • — развивающие процессы (диверсификация деятельности, модернизация производственных мощностей, разработка и внедрение инноваций, расширение производства и сбыта).

Каждый из таких бизнес-процессов может быть конкретизирован и детализирован.

В известной нам литературе их классификация не встречается. В связи с этим мы предлагаем и рассматриваем собственную простейшую классификацию методов графического анализа процессов.

Дополнительно к указанным методам мы предлагаем еще один метод количественной оценки процессов, основанный на анализе соответствия процесса типовым требованиям по его организации. Предлагаемая структура типовых требований к процессу основана на требованиях стандартов ИСО серии 9000.
Кроме того, процесс может быть подвергнут анализу на соответствие законодательным и нормативным актам.

Методы количественного анализа процессов более подробно разработаны в мировой практике. Бóльшая их часть основана на сборе, обработке и анализе статистической информации о процессах.

Вниманиеattention
Визуальный анализ может, конечно, указать на их отсутствие, но эта информация ничего не дает для дальнейшего улучшения процесса, так как эти документы существуют.

Вторым аспектом, который следует подчеркнуть, является наличие знаний об идеальном процессе. Глядя на графическую схему процесса, можно сделать определенные выводы об отсутствии каких-то нужных элементов только на основе практического опыта и знаний лучших отраслевых решений, опыта других предприятий, требований стандартов. Найти экспертов с таким опытом, да еще со знанием нотаций описания процессов, достаточно сложно.


Этот факт также ограничивает эффективность визуального анализа.

Сделав вводные замечания, рассмотрим основные подходы к анализу графических схем процессов.

Далее последовательно анализируются все функции, связанные с его обработкой, использованием и хранением. На практике для понимания того, используется документ или нет, приходится встречаться с соответствующими людьми и анализировать их деятельность. При выявлении неиспользуемых документов должны быть последовательно рассмотрены все функции процесса и исходящая документация.

Рассмотрим возможности графического анализа функций процесса.
Он позволяет выявить:

  • отсутствие необходимых функций;
  • наличие излишних функций;
  • дублирование функций.

Анализ отсутствия необходимых функций проводится на основе знаний эксперта о том, как должен быть организован процесс для обеспечения его эффективного функционирования. Пример такого анализа показан на рис. 7.

Рис.

Спиральный процесс разработкиИнкрементальный процесс

Инкрементальный процесс разработки представляет собой постоянное продвижение проекта понемногу вперед при практически непрерывном процессе. Это аналог спирального процесса с небольшим временным интервалом полного цикла (например, неделя). Данный процесс очень удобен на стадии сопровождения проекта. Однако использование данного процесса предполагает очень четкое управление документацией в силу постоянного обновления.

Унифицированный процесс

Унифицированный процесс включает в себя все основные стадии, однако все итерации классифицируются дополнительно (начало, проектирование, конструирование, переход). Начальные итерации содержат в основном анализ требований, а также могут включать проектирование и реализацию прототипа системы для обсуждения с заинтересованными сторонами.

При этом сразу возникает проблема разработки или приобретения уже готового программного обеспечения для поддержки принятия решений в указанной области.

Как показывает практика, готовое программное обеспечение обычно приобретается оптовыми и розничными торговыми предприятиями со стандартным набором торгово-посреднических операций, для осуществления которых не требуется оригинальных решений с точки зрения менеджмента. Крупные же торговые и производственные предприятия, обладающие уникальной системой управления материальными и информационными потоками, стремятся к разработке интегрированных систем управления торгово-закупочной или торгово-производственной деятельностью силами собственных отделов информационного обслуживания или автоматизации.

С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности.

Алгоритм таков:

  1. Опрос руководства и работников предприятия.
  2. Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах.
  3. Построение таблицы.

SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия.

Определение проблем процесса

Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *